mercoledì 22 aprile 2020

Radar: uno strumento per mettere in connessione presente e futuro prossimo

Luciano Barrilà, Giulia Bertone, Marco Cau e Graziano Maino (Pares) hanno provato a immaginare uno strumento agile, utile ai gruppi di lavoro e alle organizzazioni, per prefigurare possibili azioni in questi giorni sospesi e in quelli che verranno. Radar è un format partecipativo per mettere in connessione i diversi punti di vista che animano il presente con le prospettive da costruire nel prossimo futuro.

Abbiamo bisogno di un Radar?

Non sono giorni facili, sono giorni di incertezza ricchi di molte domande e di risposte confuse. Possiamo guardare al futuro a partire dalle condizioni attuali? Possiamo farlo nelle nostre organizzazioni attraverso un tracciato di confronto e orientamento? Possiamo allenare la nostra capacità di lettura di criticità, rischi, paure, opportunità? Possiamo costruire scenari possibili attraverso una ricerca condivisa? Abbiamo provato a immaginare un breve percorso per considerare e collegare segnali deboli o intricati e trarne una configurazione per orientarci (Weick e Sutcliffe, 2010).

Il format Radar

Abbiamo messo a punto un format da realizzare online, servendoci di strumenti digitali diversi utilizzati in sessioni in videoconferenza, un percorso organizzato in otto passaggi operativi:
- un incontro di avvio del lavoro (costituzione del gruppo di lavoro e definizione di accordi);
- tre momenti di ricerca collettiva (collaborazione nella raccolta di informazioni condivise);
- tre momenti di incontro di gruppo (idee, confronti, approfondimenti, elaborazioni);
- un passaggio di sintesi delle riflessioni e dei contributi maturati.
La ricerca collettiva è un approccio che intreccia raccolta di informazioni, condivisione ragionata di letture, lavoro individuale e collaborativo. La ricerca collettiva nel format Radar si divide in tre momenti:
- la selezione delle fonti riconosciute affidabili e delle tematiche da seguire;
- l’aggregazione in una griglia di criteri intelligibili per collocare quanto via via si raccoglie;
- l’estrazione di sintetiche informazioni utili.
Gli incontri di gruppo alternano momenti di confronto, approfondimento, elaborazione. Nel format che proponiamo gli incontri di gruppo previsti sono tre:
- un incontro per orientarsi, esprimere e condividere analisi e rappresentazioni personali sullo stato delle cose;
- un incontro per riprendere, articolare, dare forma a ipotesi da mettere in relazione per costruire prospettive plausibili;
- un incontro per ricombinare le idee emerse in scenari aggreganti possibilità, difficoltà, collaborazioni e sviluppi praticabili.
L’ottavo passaggio è la stesura di un documento che sintetizzi l’esito del percorso: il Report di Radar.

L’esito di Radar

Le informazioni raccolte e l’esito di ciascun incontro consentono di produrre appunti, schemi, mappe che sintetizzano i risultati del confronto e che costituiscono una porzione del documento finale, risultato del percorso partecipato: il Report di Radar raccoglie gli esiti delle diverse fasi del lavoro e valorizza i testi sintetici, gli schemi e le mappe. Si tratta di un lavoro di ricerca progettuale che non garantisce previsioni certe ma che mette a confronto in modo dialogico e riflessivo le diverse letture della realtà e prefigura scenari condivisi e possibili prospettive d’azione. Radar favorisce la considerazione di segnali trasformativi e possibilità interdipendenti, che anticipano cambiamenti prossimi venturi (McGonigal, 2020), non evitabili, sui quali lavorare e costruire linee operative. Il format proposto si presenta come un itinerario compatto di ricerca partecipata e produce come risultato un documento utile per la discussione e il coinvolgimento, aperto a integrazioni progressive.

Il kit digitale per Radar

Per sviluppare il percorso Radar vengono utilizzati strumenti per la collaborazione digitale, metodologie per la co-progettazione come Guizzo, Opera, Diamante, Canvas e tecniche per la scrittura a più mani. Si tratta di un kit digitale che mira a facilitare il confronto, la collaborazione, la ricerca partecipata, e permette di condividere idee e produrre collegialmente ipotesi e proposte concrete. Nei momenti di lavoro in gruppo l’attività procede alternando sessioni in plenaria (confronto, condivisione, sintesi) e in sottogruppi (approfondimenti ed elaborazione).

Le fasi di Radar

1. Incontro di avvio del lavoro. L’incontro di avvio del lavoro è finalizzato sia a presentare il percorso Radar e i risultati attesi, sia a fornire le informazioni di base sulle modalità e gli strumenti che verranno utilizzati. L’incontro di avvio serve anche a concordare lo sviluppo del percorso, che alterna tre momenti di lavoro in gruppo (orientarsi, articolare, ricombinare) con tre momenti di ricerca collettiva (selezionare, ordinare, estrarre). In questo passaggio di esordio è importante promuovere un clima che consenta di attivarsi per (provare a) ricercare, leggere, comprendere e orientarsi insieme.
2. Selezione delle informazioni. Questo lavoro accompagna l’intero sviluppo del percorso con l’obiettivo di identificare e condividere fonti informative affidabili (esplicitando i criteri). Si tratta di una ricerca collettiva e collaborativa, progressiva e sistematica, attenta al vaglio delle fonti (articoli, ricerche, libri, video, link) tesa a individuare sia elementi di criticità (utili per considerare/affrontare il presente), sia opportunità su cui poter far affidamento (che aiutino a pensare e a rappresentare il futuro).
3. Orientarsi (in gruppo). L’incontro è indirizzato a esprimere e a condividere analisi e rappresentazioni personali sullo stato delle cose. Alla luce delle considerazioni individuali e sulla base delle letture via via condotte, nel confronto in gruppo si provano a ipotizzare i cambiamenti, i vincoli, le limitazioni, le nuove soluzioni e le nuove possibilità, cercando di motivare le prefigurazioni sulla scorta delle informazioni disponibili. Si tratta di rallentare il flusso di ipotesi per provare a esprimere pensieri in gruppo e a considerarli con minor urgenza e intermittenza. Non è facile fermarsi e dedicare tempo all’ascolto, in particolare in questi giorni dove il tempo sembra essere una risorsa paralizzata dalle preoccupazioni o erosa dalle attività che richiedono un surplus di attenzione. L’incontro si sviluppa prendendo appunti collettivi in diretta ed elaborando mappe e note sintetiche di quanto emerso dalla discussione guidata.
4. Aggregare. Anche questa fase si sviluppa progressivamente, accompagnando la realizzazione del percorso Radar. Si tratta di ordinare le fonti informative (articoli, ricerche, libri, video, link mano a mano raccolti) attraverso la definizione di una griglia che organizzi i contenuti per temi e categorie unificanti. Concretamente, il gruppo di lavoro condivide un documento in cloud nel quale i partecipanti inseriscono di volta in volta le informazioni lette individualmente e ritenute significative. Si può prevedere anche uno spazio per le annotazioni personali che indicano le ragioni per le quali la fonte è ritenuta interessante e/o condivisibile. 
5. Articolare (in gruppo). Le idee espresse e in evoluzione, progressivamente sollecitate e arricchite dalle letture, rendono disponibili al gruppo possibili linee di approfondimento e punti di divergenza. In questa fase lo sforzo richiesto è quello di sviluppare una discussione tesa ad articolare ed approfondire i nuclei tematici identificati. Si tratta di una attività di ricerca e di confronto facilitata dall’uso degli strumenti digitali collaborativi: si prendono appunti a più mani in diretta, si provano ad articolare più mappe, si fissano idee e considerazioni, redigendo brevi testi riassuntivi di quanto emerge dal confronto. Si tratta di guardare più da vicino punti di vista e motivazioni, pensieri e ragionamenti per costituire articolazioni e ipotesi da mettere in relazione. Cambiamenti immaginati come positivi, cambiamenti dagli effetti negativi, cambiamenti inattesi, imprevedibili, impensati vengono scandagliati e riposizionati dentro cornici interpretative.
6. Estrarre dalle lettura informazioni su cui contare. I contributi, i primi dati, le analisi, i video vengono sottoposti ad un processo di cura dei contenuti (content curation) sistematico. Non si tratta solo di segnalare le letture che via via ci hanno colpito o che attirano la nostra attenzione, ma di estrarre da quanto si va raccogliendo gli elementi ritenuti fondamentali. Quindi non solo un elenco di testi linkati alle fonti, ma una vera e propria una sitobibliografia ragionata e commentata, strutturata per rendere agevole la lettura degli altri componenti del gruppo, organizzata per facilitare la condivisione di pensieri e per ampliare il catalogo delle idee ragionate di cui il gruppo può disporre per proseguire il suo lavoro di ricerca, di approfondimento e di confronto orientato.
7. Ricombinare (in gruppo). In questa fase le ricerche individuali e condivise e il lavoro di gruppo vengono ricomposti in una lettura unitaria. Si può decidere di utilizzare un canvas ad hoc, lavorare su metafore significative, o servirsi di uno strumento conosciuto come la Swot analysis per riordinare possibilità (trampolini), difficoltà (colli di bottiglia), rischi (paludi) e opportunità (giacimenti o stargate).
8. Documento di sintesi. In questo ultimo passaggio il gruppo stesso, o alcuni componenti, lavorano alla sistemazione degli appunti, degli schemi, delle mappe, dei semilavorati prodotti durante il percorso al fine di redigere un sintetico documento finale, che raccoglie gli elementi di sintesi frutto della discussione. Viene messo a punto il Report di Radar, un documento utile che diventa patrimonio condiviso dell'organizzazione, base di lavoro per integrazioni progressive, fonte per lo sviluppo di progettualità concrete.

Una possibilità

Radar è una progettazione orientata a considerare gli elementi di contesto (oggi prevalentemente disorientanti, minacciosi, imprevedibili) per cercare insieme vie da percorrere dotate di senso, per non smarrirsi e per non rimanere paralizzati: un tentativo di intraprendere un design del presente in relazione al futuro prefigurabile, a partire dalle diverse possibili configurazioni, dalla ricchezza di scenari, da una serie di proposte/risposte. Radar è uno strumento per condividere analisi e definire orientamenti meno rapsodici e intermittenti, per evitare polarizzazioni e semplificazioni che non aiutano a ragionare, per promuovere invece approcci pragmatici, concreti, fiduciosi/speranzosi. 

Link

Day G.S., Schoemaker P.J.H., Peripheral vision. Come prestare attenzione ai segnali deboli, Isedi, 2008 (2006).
Deaglio M., Il tempo delle incertezze, Carlo Alberto OnAir, 8 apr 2020.
Draghi M., We face a war against coronavirus and must mobilise accordingly, Financial Times, 25 marzo 2020.
Giust-Desprairies F., “Crisi”, in J. Barus-Michel, E. Enriquez e A. Lévy (a cura di), Dizionario di psicosociologia, Cortina, 2005 (2002), pp. 98-107.
Yuval Noah Harari, Il mondo dopo il coronavirus, Internazionale, 7 marzo - 02 aprile 2020, numero 1351, anno 27.
Institute For The Future (IFTF), Equitable Futures Toolkit, 2019.
Leung G., Lockdown Can’t Last Forever. Here’s How to Lift It, The New York Times, 06 aprile 2020
Rheingold H., Perché la rete ci rende intelligenti, Cortina, 2013 (2012).
Weick K.E, Sutcliffe K.M., Governare l'inatteso. Organizzazioni capaci di affrontare le crisi con successo, Cortina, 2010 (2007).

lunedì 6 aprile 2020

Come lavorare e collaborare online? Una rapida mappa di possibili format


A distanza è possibile lavorare e collaborare come in presenza? Forse no. Forse sì.
Se ripensiamo alle esperienze di questi giorni, ai contatti con le organizzazioni, ai progetti che seguiamo e a cui prendiamo parte, ai tentativi di mantenere viva l’operatività e di fare di questa condizione avversa uno spazio di sperimentazione e apprendimento, possiamo raccogliere spunti per riflettere e per orientare l’operatività.
Da un lato, online si è più efficaci e più produttivi; dall’altro - forse per via dell’impegno e dell’attenzione richiesti - collaborare a distanza risulta più faticoso o faticoso in un modo diverso. Inoltre, la padronanza personale nell’utilizzo della varietà di software, applicazioni e piattaforme (tecnologie potenti e complesse, sofisticate e intricate) non è sempre salda e i divari e la disomogeneità di competenze digitali nelle organizzazioni e nei gruppi  di lavoro creano condizioni di operatività e di collaborazione faticose e improduttive.
E tuttavia, come stiamo sperimentando un po’ tutti, è possibile lavorare a distanza in ambienti virtuali - e a volte anche con risultati interessanti.
Cosa succederà quando avremo superato l’emergenza, potremo tornare a rivederci e avremo la possibilità di scegliere tra una riunione vis-à-vis che richiede uno spostamento in auto e un incontro a distanza che dà la possibilità di un confronto più caldo? Non sappiamo prevederlo, ma intanto, in questo contributo, proviamo a dare ordine - in base alla nostra pratica - a una serie di possibili format per lavorare e collaborare online: senza la pretesa di una precisa classificazione, abbozziamo una mappa temporanea per orientarci in questa fase. Nella consapevolezza che le cose cambiano rapidamente, si mescolano, si intrecciano, si influenzano, si ricombinano creativamente.
In questo tentativo di fare un minimo d’ordine, proponiamo un elenco commentato di format partendo da quelli che prevedono un’attività online a prevalenza frontale e passando progressivamente a quelli caratterizzati da una maggiore intensità di partecipazione.


Webcast. Web-eventi, webinar informativi, trasmissioni che alternano clip a commenti, conduzioni a più voci, racconti di esperienze... sono buoni esempi di comunicazione pochi-a-molti. In questo caso la partecipazione proposta si presenta in forma di fruizione attiva. Nelle dirette Facebook o nelle trasmissioni su YouTube, ad esempio, si possono fare commenti e domande, si possono esprimere apprezzamenti e disappunti. Anche le trasmissioni che si servono di piattaforme di videoconferenza possono impostare la funzionalità domande/risposte in modo che chi partecipa possa intervenire e commentare. Di questa tipologia fanno parte anche i tutorial didattici, che - pur facendo prevalere l’ascolto sull’interazione - consentono la possibilità di intervento in forma di commento.


Web-tutorial. I web-tutorial offrono sessioni di insegnamento strutturate per rendere capaci e autonomi in relazione ad argomenti definiti. La varietà di tutorial è enorme. Su YouTube sono disponibili tutorial di fattura, durata, fruibilità e qualità molto diverse per qualsiasi tema e argomento. Allo stesso modo, sui siti ufficiali delle diverse applicazioni, sono in genere disponibili varie forme di tutorial - brevi o lunghi - prodotti ad hoc o esito di registrazioni live. I tutorial sono video che avvicinano, spiegano, illustrano, introducono, guidano passo passo,  approfondiscono, suggeriscono trucchi e soluzioni applicative con l’obiettivo di abilitare chi è interessato ad apprendere le funzionalità e i possibili usi di un determinato programma.
Non solo nei web-tutorial realizzati in diretta, ma anche nelle registrazioni dei web-tutorial, fruibili in differita, un qualche grado di interazione può essere proposto. Chi conduce infatti sollecita e risollecita la possibilità di inviare domande e questioni che alimentano una seppur tenue interazione. 


Web-incontri. I web-incontri sono iniziative che assomigliano a seminari o convegni. La presa di parola è prevalentemente consentita a ospiti o relatori (panelist). Una o due figure conducono, tengono i tempi, collegano i diversi interventi, guidano la successione, raccolgono eventuali sollecitazioni che vengono espresse mediante la chat di interazione fra tutti i partecipanti o nella chat di scambio diretto con chi conduce. Nei web-incontri possono prendere parola più relatori, interagire fra loro, confrontarsi. Condotti live, ricordano il format dei dibattiti televisivi. Un modalità tipica dei web-incontri è quella del confronto fra relatori qualificati per competenza, esperienza o testimonianza, che portano i loro contributi in successione e poi interagiscono fra loro anche sulla base delle sollecitazioni dei partecipanti (pubblico).


Web-dialoghi, web-interviste. Per approfondire una questione specifica, si può organizzare un dialogo tra alcuni esperti o una intervista a una persona qualificata. La caratteristica dei dialoghi o delle interviste online in forma di evento è quella di riservare la parola a poche persone: chi conduce intervista una, due persone, consentendo più turni di parola sulla base di un canovaccio di domande. Per rendere l’incontro più partecipato, si può chiedere a chi si iscrive all’evento di inviare prima, in forma scritta, una serie di questioni e curiosità relative al tema definito. In questo modo si aiutano gli esperti a costruire il loro dialogo o si costruisce collettivamente la scaletta dell’intervista. In ogni caso, durante l’incontro live, è bene riservare sempre uno spazio per gli interventi del pubblico.


Webinar formativi. I webinar formativi possono muoversi da un registro più trasmissivo ad uno più interattivo in relazione alle modalità di conduzione. Queste possono essere strutturate in modo che alla presentazione di slide, filmati o interventi in video segua la discussione fra chi partecipa. Oppure, in alternativa, possono essere utilizzate modalità che - con il procedere dell’esposizione - sollecitino domande, contributi, interazioni. Il numero delle persone che partecipano è una variabile fondamentale per determinare il grado di interattività possibile: una partecipazione ampia rende più difficili gli scambi e sposta gli equilibri della sessione verso modalità più frontali, al contrario gruppi più piccoli aprono a domande, interventi, possibilità di ingaggio superiori fino a rendere immaginabili vere e proprie proposte di natura laboratoriale. I webinar formativi differiscono dai tutorial perché chi partecipa non assiste ad una presentazione registrata o in diretta quasi esclusivamente guidata da chi conduce, ma ha la possibilità di interagire oltre che di formulare domande. Non si tratta di una trasmissione uno/pochi a molti, piuttosto di un momento strutturato, condotto per favorire un processo di apprendimento interattivo.
In fase di promozione è fondamentale chiarire l’intensità della partecipazione richiesta. Molte persone infatti si iscrivono a un web formativo ma si aspettano un web-tutorial, ovvero una sessione formativa dalla quale ricavare indicazioni e che non prevede particolare confronto. Per altri invece la dimensione di scambio con chi conduce e con chi partecipa costituisce un aspetto importante non solo in termini di apprendimento ma di contatto relazionale.


Gruppi di lettura e di studio. Di come organizzare gruppi di lettura abbiamo scritto in questo post. Si possono organizzare gruppi per piacere o per interesse, nell’ambito di comunità di pratica e professionali, in contesti formativi ed educativi. Esistono modalità più tradizionali (il bibliotecario o chi tira le fila propone un titolo, ciascuno legge il libro privatamente e ci si ritrova per confrontarsi) e modalità più innovative e interattive come cerchi di lettura e di studio (per condividere letture e conoscenze di più persone intorno a un tema specifico); reading collettivi (momenti di socialità nei quali ciascuno propone letture in libertà); parole a caso (si scelgono parole a caso e da quei piccoli stimoli si condividono letture); non solo libri (si abbina alla lettura di testi altri ingredienti, per esempio l’ascolto della musica o la visione di video e film).


Web-laboratori (web-lab). I web-lab non sono attività semplicissime da mettere in campo. Mirano a creare un contesto di interazione elevata, basata sulla collaborazione tra i partecipanti. I web-lab si realizzano intorno a un oggetto di lavoro: si condivide una domanda o un problema e si lavora insieme per sviluppare una risposta o una soluzione. I web-lab sono di fatto micro laboratori di progettazione. Vengono animati utilizzando mappe, canvas o altri strumenti di elaborazione a più mani, che consentono in poco tempo di guidare la discussione verso un risultato concreto. I web-lab sono momenti di sperimentazione online su questioni anche poco conosciute. Si differenziano dalle comunità di apprendimento per una conduzione più netta e orientata all’obiettivo e per la predeterminazione degli oggetti sui quali il gruppo viene chiamato a investigare e a lavorare. Si tratta di un contesto di ricerca e produzione collettiva.


Comunità di pratiche online. Le comunità di pratica sono contesti di apprendimento attraverso il confronto fra esperienze professionali. Si tratta di rendere disponibile un spazio/tempo - forse meno strutturato e guidato - per trovarsi e ritrovarsi, in una successione di incontri calendarizzati in precedenza o concordati progressivamente dal gruppo stesso. Come nei gruppi di studio e di lettura, l’obiettivo è creare un contesto di incontro e di scambio fra le persone, uno spazio di condivisione di esperienze e di apprendimenti, una dimensione di pensiero e di riflessione su temi e questioni di volta in volta identificati (o anche concordati in precedenza), un ambiente con livelli di autogestione variabili e modulabili. Le comunità di pratica online superano le distanze, offrono incontri aperti alla partecipazione anche discontinua, favoriscono contatti, sono un ritrovo che offre opportunità di aggiornamento informale. Un esempio di comunità di pratica sono i Webinar 231 che abbiamo proposto in queste settimane per confrontarci e aggiornarci reciprocamente, consentire lo scambio di soluzioni e strumenti, promuovere aiuti reciproci in riferimento agli adempimenti previsti dalle normative per la tutela della salute e sicurezza (d.lgs. 81/2008) e dalle normative per la responsabilità di impresa (d.lgs. 231/2001).


Gruppi di lavoro e di progettazione. I web-lab e le comunità di pratica online possono evolvere in veri e propri gruppi di lavoro e di progettazione costituiti da un insieme di persone che operano insieme con regolarità per sviluppare un progetto concreto. Sotto la guida di un persona che fa da punto di riferimento (project manager), i componenti del gruppo si incontrano periodicamente, si dividono i compiti, sviluppano lavoro personale e poi si confrontano. Per facilitare una collaborazione attiva e produttiva, i gruppi di lavoro e di progettazione utilizzano diversi strumenti: non solo la piattaforma per le riunioni a distanza, ma anche (almeno) uno spazio condiviso in cloud (organizzato in cartelle e sottocartelle ordinate e coerenti) e un gruppo whatsapp/telegram per le comunicazioni veloci.

lunedì 30 marzo 2020

Promuovere iniziative online, un rapido promemoria

di Marco Cau e Graziano Maino (Pares)


In questi giorni si moltiplicano le iniziative online. Anche queste vanno promosse e pubblicizzate, tenendo conto delle competenze e delle energie di cui si dispone o che si possono mettere in movimento. Si tratta di scegliere di volta in volta attività e modalità che siano sostenibili e che appaiano più efficaci, anche considerando le specificità dell’iniziativa che si propone (web-evento, webinar, weblab, gruppo di lettura, di studio, di riflessione).


Target. Per prima cosa è utile definire un target. Si tratta di un’attività che ha un costo basso e un ritorno elevato: individuare uno o più target specifici della propria iniziativa consente infatti di finalizzare la comunicazione.


Facebook, Instagram, Whatsapp, Linkedin & C. Le iniziative possono essere rilanciate sui principali social network sia attraverso post nella pagine istituzionali dei promotori e in quelle di gruppi con interessi affini, sia organizzando una serie di post che progressivamente lanciano il programma (con un calendario di pubblicazione), sia attraverso campagne a pagamento, sia organizzando eventi. Per realizzare una promozione efficace è importante curare la redazione dei testi e la scelta delle immagini.
Newsletter. È utile costruire database di persone interessate alle quali inviare periodicamente un calendario delle attività online programmate. Si può valutare di inviare email-promemoria esclusive, dedicate a coloro che si iscrivono a un determinato evento (queste email contengono il programma dettagliato, anticipano la linkografia e se necessario le slide o parte di esse).


Infografiche accattivanti. Per tutti i canali di comunicazione, può essere utile produrre una o più infografiche che illustrino il programma dell’iniziativa. È preferibile mettere a punto un’immagine coordinata riconoscibile, in modo che le diverse iniziative vengano facilmente associate come parte di un palinsesto ragionato, che si sviluppa secondo un disegno complessivo.
Post. È efficace scrivere (anche a più mani) e pubblicare alcuni post per introdurre l’evento (pre-produzione) o per riflettere sull’esperienza realizzata e sugli apprendimenti generati (post-produzione).
Trailer video. Si può realizzare un trailer video per promuovere le attività online (questo è un esempio, realizzato per promuovere laboratori di coprogettazione in presenza).


Gratuità. Può essere efficace offrire assaggi gratuiti delle proposte di formazione così da permettere alle persone di sperimentare senza impegno.
Dire e non dire. In fase di promozione è importante non solo raccontare i contenuti dell’attività online ma anche spiegare la modalità di interazione previste: non tutte le persone amano le sorprese. D’altra parte, lasciare qualche elemento di incognita permette al destinatario della comunicazione di diventare parte attiva nell'immaginare i contenuti dell’evento: dire e non dire è un escamotage per destare curiosità e suscitare attenzione.


Rilanci. Le iniziative proposte è bene vengano segnalate e rilanciate da siti e pagine social di terzi, in particolare da profili istituzionali o comunque dotati di buona reputazione.
Stakeholder. Un altro aiuto - ed è bene chiederlo in modo esplicito e concreto - può giungere dagli stessi portatori di interesse che possono operare da mediatori/divulgatori delle iniziative e metterle in circolo nell’ambito delle loro reti e dei loro contatti, nelle diverse piazze virtuali che frequentano.
Tam tam. A tutti i livelli, va ricercato il passaparola. La comunicazione è efficace se diventa virale. Se la l’infografica che promuove l’iniziativa gira da un gruppo whatsapp all’altro, il successo è assicurato. Un aiuto concreto lo possono dare colleghi e amici, amplificando con i loro rilanci le proposte.


Cartoline promozionali. Avendo cura di farlo in modo mirato, si possono realizzare cartoline e  flyer da veicolare in internet (si possono facilmente autoprodurre con Canva). I flyer possono anche essere stampati a casa in pratici formati A5 (volantino) o A4 (locandina) e distribuiti (in questi giorni, limitandosi al proprio condominio o alla porta di casa, per esempio per promuovere un’iniziativa di vicinato: qui un esempio).
Comunicato stampa. Qualcuno legge ancora i giornali locali (destinati a scomparire per effetto del Coronavirus?), sempre alla ricerca di notizie fresche. Si può abbozzare un comunicato stampa non troppo paludato e contattare il giornalista per chiedere di valutare la pubblicazione, anche solo nel calendario degli eventi culturali della settimana.

lunedì 23 marzo 2020

Ventidue suggerimenti per scrivere in coppia online

Come coordinarsi nella scrittura sincrona a più mani con Google Drive


di Marco Cau e Graziano Maino - Pares

1. La scrittura collaborativa a distanza
Scriviamo insieme in coppia e online da diversi anni e ci sembra di avere imparato alcune cose. In questo schematico post ricapitoliamo un elenco di indicazioni operative e concrete per facilitare la scrittura a quattro mani a distanza. Tra tutte le possibili forme di scrittura collaborativa affrontiamo qui la scrittura sincrona online e proviamo a dirvi quelli che per noi sono gli ingredienti, le difficoltà e le truccologie che abbiamo adottato.

2. A quattro mani, per cominciare

Si può scrivere a più mani, in tanti modi diversi. Qui iniziamo dalla scrittura sincrona a quattro mani, in coppia e online. Quindi in queste indicazioni escludiamo la scrittura collaborativa che si sviluppa in tempi diversi (scrittura asincrona), o in fasi successive e in occasioni diverse (confronti al telefono, scritture in solitaria, scambio di semilavorati, mail che vanno e vengono). In questi giorni siamo a casa, dobbiamo - per il bene di tutti noi - stare a casa, ma dobbiamo salvaguardare livelli di operatività necessaria per fare bene tutto quello che va fatto. Allora ecco che qui focalizziamo le indicazioni sulla scrittura collaborativa sincrona: che si realizza insieme, nello stesso tempo, a distanza, supportati da più tecnologie messe in interazione

3. Combinare tecnologie

Noi lavoriamo in Google Drive, il servizio cloud di memorizzazione e sincronizzazione online introdotto da Google nel 2012. La scrittura sincrona richiede tuttavia una combinazione di dispositivi: mentre si scrive, ci si confronta verbalmente per telefono o in videoconferenza; si usa la chat per appuntare promemoria o link utili che si intende rendere disponibili pronta mano; si tiene aperto un browser per poter googlare velocemente e raccogliere informazioni; si attiva un canale di recupero, per esempio whatsapp, da utilizzare quando (può succedere) cade la linea o si perde la connessione online.

4. Aprire lo spazio di lavoro

Avendo in mente un’idea di scrittura (anche vaga), occorre aprire una cartella condivisa in Google Drive e organizzarla in almeno due sottocartelle: una prima cartella è dedicata ai file di scrittura, una seconda cartella è dedicata ai file bibliografici, con i documenti e i link che sono di aiuto e sostengono il lavoro. La cartella con i file di scrittura contiene almeno due documenti: un documento di appunti, che raccoglie quanto emerso nel brainstorming iniziale e le idee in bozza che si generano mano a mano che si procede con il lavoro; un documento di scrittura vero e proprio, nel quale si elabora progressivamente il testo condiviso. La condivisione di una cartella di lavoro ordinata e di accordi minimi per la sua gestione è rilevante: in particolare è importante definire il nome della cartella e la sua collocazione per rintracciarla facilmente (si può anche attivare la funzionalità > Aggiungi a speciali direttamente dal documento o ricercare lo stesso in > Recenti direttamente in Google Drive).

5. Superare l’imbarazzo dello scrivere osservandosi

È importante superare l’imbarazzo che rende difficile scrivere essendo osservati da altri, anche solo un fidato collega. Bisogna rompere il ghiaccio per scrivere senza paura di giudizio e sviluppare la capacità di operare brainwriting. Occorre intervenire reciprocamente sulle parti scritte dal collega e anche scrivere contemporaneamente sulla stessa porzione di testo. È importante superare il vecchio modo di operare tipico di due persone che operano in presenza davanti allo steso schermo (mentre un collega scrive l’altro dà suggerimenti, magari distraendolo) e adottare un’altra modalità che prevede che i suggerimenti siano scritti live. Serve molto allenamento per accrescere feeling e fiducia reciproca. Occorre imparare insieme sia a intervenire sugli scritti altrui sia ad accogliere gli interventi migliorativi. 

6. Adesso muoversi, disordinati ma focalizzati

La scrittura a quattro (o più) mani è al contempo focalizzata e disordinata. Si inizia con un brainstorming libero sul tema definito, si appuntano le idee, le si annunciano ad alta voce, si prova ad esprimerle e a buttarle giù. Non contano gli errori di grammatica, di sintassi, le sviste, le parole che non vengono… Conta non lasciarsi sfuggire l’idea, afferrarla al volo, fissarla, per poi tornarci dopo. Questa è la fase della scrittura scomposta. Se esprimi un pensiero ad alta voce, il collega ti ascolta mentre scrive e ti incoraggia: “Fissala!”, “Scrivila!”, “Segnala! Poi ci torniamo...”. In questa fase si rovesciano sulla pagina i pensieri in modo disordinato. Conta avere sotto mano la varietà di spunti e di materiali per poi riprenderli con più calma. In questa fase si fanno ricerche veloci, si cercano spunti nell’infosfera, si googla per cercare idee e fare verifiche. Si scambiano consigli di lettura sul tema che si sta affrontando. Il disordine è circoscritto da un doppio focus: sia dall’argomento che si ha in mente di affrontare, sia dalla tensione ideativa che punta a costituire il materiale di lavoro.

7. Indice, titolo, sottotitolo e numero di pagine

Dopo l’avvio, dopo il brainstorming, dopo aver rotto il ghiaccio e aver cominciato a scrivere, si sente che la materia si fa più duttile, che le asperità sono meno resistenti (o che si possono mettere temporaneamente da parte per tornarci più avanti). Ecco, questo è il momento di fare quattro operazioni: va definito l’indice (la mappa del testo, la cornice di riferimento), che naturalmente evolverà nel corso della stesura, ma che - anche in progress - deve fare da punto di riferimento; va individuato un titolo, certamente provvisorio in prima battuta, ma fondamentale per condividere la focalizzazione del testo comune; occorre declinare il titolo in un sottotitolo che, nella sua essenzialità, è una sorta di estratto del testo e aiuta a definire l’obiettivo comune di scrittura (titolo e sottotitolo insieme praticamente costituiscono un primo abstract di orientamento); occorre infine, parrà banale ma non lo è, inserire i numeri di pagina, altro elemento essenziale per orientarsi nel documento (in Google Documenti: Menù > Inserisci > Numeri di pagina).

8. Evviva il sito della Treccani

Per scrivere bene in coppia è necessario tenere aperto nel proprio browser il sito della Treccani (grazie! grazie! grazie!), il giacimento di vocaboli più bello e ricco che c’è. Questo è infatti il momento di avere con sé una buona provvista di buone parole, saranno vitali per districarsi nel testo e risolverlo. E se poi ci fosse l’esigenza di tenere sotto controllo l’inglese, e farne un uso appropriato, conviene aprire anche il sito AAA - Dizionario delle alternative agli anglicismi che offre una serie di suggerimenti per usare la parola italiana più adeguata (non siamo contro l’uso dell’inglese, semplicemente a volte prevale l’esotismo rispetto alla chiarezza, di qui l’idea che - se possibile - conviene cercare il termini giusto che la nostra squillante lingua ci offre).

9. Alternarsi per affinare la scrittura

Seguendo le rispettive propensioni, ci si divide i compiti di scrittura, definendo le parti che ciascun componente della coppia deve riordinare a partire dagli appunti iniziali (prima stesura). Un volta che ciascuno ha impostato la propria porzione di testo, ci si scambia reciprocamente quanto scritto per una revisione aumentativa (seconda stesura). Questa alternanza nella scrittura può essere giocata più volte per dare mano a mano forma ai contenuti. Successivamente seguirà la revisione finale realizzata a quattro mani (terza e ultima stesura).

10. Accordarsi e riaccordarsi

Nella scrittura spalla a spalla online (ma anche in presenza), gli accordi tra i co-autori non sono mai per sempre! In corso d’opera si cambierà idea più volte. Inoltre, gli aspetti su cui trovare una sintesi sono diversi: si va dalla lunghezza del testo, alla sua struttura, ai livelli di indice, al tono, al registro linguistico, al font, all’uso dei grassetti per dare rilevanza a determinati passaggi… fino ai contenuti. Insomma scrivere è accordarsi e riaccordarsi: in senso operativo, in senso ideativo, in senso musicale. Una questione da concordare sempre riguarda la lunghezza del testo che prefigura il carico di lavoro e dà una misura dello spazio di sviluppo dei contenuti (in Google Documenti, il numero di caratteri del testo si monitora attraverso Menù > Strumenti > Conteggio parole).

11. Alternare silenzi operosi a rapidi raccordi

Mentre si scrive in coppia, attivare e interrompere il confronto verbale è vitale: per superare intoppi nell’elaborazione e per avere il tempo di dare forma ai propri pensieri. È un gioco alternato di rapidi dialoghi e concentrazioni silenziose. È importante individuare e suddividere le porzioni di testo a cui ciascuno mette mano, lavorando in autonomia per non disturbarsi. Ma è anche importante confrontarsi in corso d’opera per condividere la soluzione dei passaggi più delicati. Quindi si lavora singolarmente in silenzio ma se serve si chiede aiuto e ci si raccorda verbalmente. Poi ci si rilegge reciprocamente.

12. Concordare tempi e pause caffè

Nelle esperienze di scrittura sincrona in coppia si lavora negli orari più variegati e negli spazi più diversi: si approfitta di ritagli di tempo, di serate in trasferta o a casa, di intere lunghe giornate dedicate alla scrittura (che richiede tempo di rodaggio, di confronto, di stesura e revisione). Occorre quindi organizzare il lavoro anche concordando delle pause, anche rispettando distrazioni reciproche legate alle gestione del quotidiano. Dandosi dei tempi di inizio e fine delle sessioni di lavoro, evitando di farsi fagocitare esclusivamente dalla scrittura (che è appassionante), lasciando spazio alle altre questioni di lavoro o familiari da fronteggiare. Infine, è bene non risparmiare sulle pause caffè ;-)

13. Riscaldamento

Salvo testi molto brevi, la scrittura richiede tempo ed è il prodotto di diverse sessioni di lavoro. Ogni ripresa dell'attività richiede di rientrare nell’architettura del documento, di riprendere il lavoro interrotto, di ritrovare le tracce degli sviluppi immaginati. Per scaldare i muscoli, un buon trucco consiste nell’immergersi pian piano nel testo, rileggendo prima quanto già scritto, dedicandosi in particolare alle parti più avanzate, per poi affrontare i contenuti meno definiti.

14. Ritrovarsi sulla pagina

Per orientarsi nello scritto che prende forma, che mano a mano si fa complesso, ci vengono in soccorso alcune facilitazioni offerte da Google Drive. Per prima cosa può valere la pena sapere che se si clicca sulla piccola icona in alto a destra nella pagina (quella con il volto del collega) si viene portati al punto in cui sta scrivendo: si tratta di una funzionalità molto comoda per ritrovarsi e guardare insieme uno specifico passaggio. Poi è molto utile introdurre nel documento il numero di pagine (il documento diventa più ordinato ed è più facile indicare dove si sta lavorando): per farlo basta andare in Google Documenti: Menu > Inserisci > Numeri di pagina e il gioco è fatto. Infine, è pratico poter visualizzare l’impianto complessivo del testo: la funzionalità compare a sinistra dello spazio di scrittura (in Google Documenti: Menu > Visualizza > Mostra struttura del documento) e consente di navigare nell’articolazione del documento.

15. Riordinare aspetto e contenuti

Per dare forma al testo è necessario un lavoro di sistemazione progressiva. Si interviene su più fronti, sapendo che la cura dell’ordine formale consente di essere produttivi nella sostanza dei contenuti. Si mette mano alla resa grafica. Piano piano si aggiustano le soluzioni di layout, anche decidendo di attivare uno stile predefinito (in Google Documenti: Menu > Formato > Stile paragrafo > Opzioni). Si interviene a più riprese sull’indice, definendo i livelli di intestazione dei diversi paragrafi: titolo, sottotitolo, intestazione 1, intestazione 2 e via i seguito (in Google Documenti: Menu > Formato > Stile paragrafo > ...). Si decidono i grassetti (noi abbiamo quasi abbandonato i corsivi e riserviamo utilizziamo la sottolineatura per parole o frasi attive come link). Si sistemano bibliografia e riferimenti sitografici. Tutto questo lavoro, apparentemente meccanico o dispersivo, fa spazio (e dà tempo) al pensiero e consente di intervenire ulteriormente sui contenuti, sviluppandoli e precisandoli.

16. Rilettura finale (pulizia)

Che bella la rilettura finale. È come l’ultimo chilometro di una mezza maratona. Si fatica, ma consapevoli che il traguardo è vicino. Si cerca la perfezione (irraggiungibile) affinando passaggi, facendo pulizia, essenzializzando il testo, scovando il sinonimo giusto, rigirando frasi alla ricerca dello scorrimento, aggiustando i grassetti, controllando i link e la bibliografia, correggendo i refusi. L’ultimo chilometro è sofferenza e poi appagamento.

17. Scegliere o predisporre immagini esplicative

Per rendere più efficace la resa di una scrittura, possiamo inserire immagini, figure, disegni, grafici, scegliendo tra quello che la rete ci offre o producendo soluzioni in autonomia. Noi preferiamo realizzare disegni (usando Presentazioni Google) che rappresentano mappe visuali di sintesi (quasi dei canvas) del testo prodotto. Si tratta di facilitare l’ingresso e l’orientamento nel documento, di fornire riferimenti esplicativi di specifici passaggi, di catturare l’attenzione, di sollecitare l’immaginazione, di variare per rendere (un poco) più piacevoli letture tecnico-organizzative. 

18. Lasciare andare 

Questo forse dovrebbe essere il primo suggerimento. Anche noi ci siamo arrivati tardi, ma - quando lo abbiamo capito - la fluidità e la produttività hanno fatto un salto. Il trucco è semplice: è necessario lasciare andare i propri attaccamenti. Si tratta di non aggrapparsi a quello che riteniamo giusto e corretto, alle soluzioni stilistiche che ci piacciono o che ci sembrano efficaci, si tratta di accettare di cambiare le parole che usiamo di solito, di guardare la propria scrittura e la scrittura del collega con occhi distaccati e curiosi. La scrittura è parte della nostra identità. La nostra scrittura siamo noi. Se qualcuno ci dice che dobbiamo cambiare, aggiustare, modificare il nostro testo, spesso il primo impulso è l’irritazione. Invece possiamo far nostra l’idea che la costruzione condivisa del testo possa essere il prodotto della collaborazione (sempre migliorabile), un gioco divertente e produttivo.

19. Per scrivere a più di quattro mani

E se più di due persone si trovassero a dover scrivere insieme? In tre non è difficile. Da quattro in poi occorre un minimo di regia. Una soluzione radicale è quella di dividere il documento in sotto documenti (all’interno della stessa cartella Google Drive) e dividersi in sottogruppi di scrittura, attivando nella piattaforma di videoconferenza in uso stanze di lavoro specifiche. Se invece si decide di scrivere sullo stesso documento, occorre mantenere attiva la comunicazione vocale che consente di coordinarsi e mandarsi feedback e forse può essere utile che una persona curi il raccordo delle attività.

20. Allenarsi

La scrittura a più mani richiede allenamento: a buone performance si arriva passo dopo passo. In questi giorni, Pares propone webinar gratuiti sulla collaborazione digitale. In particolare, nel web-lab “Come coordinarsi nella scrittura a più mani su Documenti Google” del 10 aprile 2020 (qui il link per iscriversi) proveremo a sperimentare la scrittura sincrona collaborativa con Google Drive, scrivendo brevissime presentazioni dei partecipanti (short bio) utili per aggiornare i propri profili social, il proprio blog, il proprio curriculum.

21. Lasciare spazio agli apprendimenti

Non si finisce mai di imparare a scrivere (a più mani). Mentre lavoriamo a un testo, possiamo prendere l’abitudine di appuntare su post-it cartacei o virtuali (ad esempio su Google Keep) nuovi suggerimenti per fare ulteriori passi avanti e migliorare. Noi continueremo ad annotare apprendimenti scaturiti dall’esperienza anche in vista di una riedizione di questo post.

22. Link: suggerimenti welcome

Anche la sitobibliografia è parte del testo e richiede una attenzione particolare: le soluzioni possibili sono diverse, determinate sia dagli effetti che si ricercano, sia dai vincoli redazionali.
Se avete piacere, potete segnalarci link, post e articoli (pares@pares.it); amplieremo l’elenco che segue e torneremo a riflettere sulla nostra esperienza:





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